Tabelas Práticas - Exatas Contabilidade

Nos termos do art. 17-A, caput, da Lei Nº 8036 de 11/05/1990, a responsabilidade pela elaboração da folha de pagamento e pela prestação das informações referentes ao FGTS e demais dados de interesse do Ministério do Trabalho e Emprego é do empregador ou responsável legal. Essa obrigação se concretiza por meio do envio de arquivos ao Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais - eSocial - e ao sistema FGTS Digital.

Os empregadores deverão transmitir a folha de pagamento até o dia 15 do mês subsequente ao mês de referência. No caso de verbas rescisórias, o envio dos eventos de desligamento deve ser realizado no prazo de até 10 dias contados a partir da data de término do vínculo contratual. Caso o prazo final coincida com o dia não útil, o envio deverá ser antecipado para o dia útil imediatamente anterior.

Para fins de apuração do FGTS devido, o FGTS Digital utilizará, prioritariamente, os eventos cadastrais e contratuais (S-2190 a S-8299) e os eventos totalizadores (S-5003, S-5503 e S-5013) enviados ao eSocial conforme quadro demonstrativo:

O compartilhamento dessas informações com o FGTS Digital ocorrerá automaticamente, evento a evento, à medida que forem recebidos com sucesso pelo eSocial, sem depender do encerramento da folha de pagamento. A recepção desses dados pelo FGTS Digital não impede o envio de novos eventos ao eSocial por parte do empregador.

Após o envio dos eventos periódicos de remuneração, o FGTS Digital fará a apropriação automática dos dados, permitindo a geração de guias de pagamento e a execução de outras funcionalidades, como parcelamentos, compensações e pedidos de restituição.

Embora o processamento desses eventos no FGTS Digital não represente bloqueio às operações no eSocial, o sistema foi projetado para disponibilizar as informações em poucos minutos, a fim de viabilizar a emissão rápida de guias e demais procedimentos. No entanto, a performance do processamento pode ser impactada por grandes volumes de transmissões simultâneas.

É importante que o empregador tenha muita atenção ao operacionalizar o eSocial, esse sistema não deve ser utilizado para simulações de pretensões ou cenários fictícios, pois a depender da informação efetivamente declarada poderá refletir nas movimentações do trabalhador em sua conta vinculada. 

Ainda, as informações declaradas pelo empregador no eSocial e lidas pelo portal FGTS digital poderão ser apresentadas para o trabalhador em seu acesso pessoal no aplicativo FGTS e na CTPS digital do empregado.

Remunerações mensais  - evento S-5003 - Informações do FGTS por Trabalhador

A partir de 1º de março de 2024, todos os vínculos que tiverem qualquer evento periódico ou não periódico transmitido ao eSocial nesse período já aparecerão no FGTS Digital.

O evento S-5003 (Informações do FGTS por Trabalhador) é um retorno automático do eSocial para cada evento de remuneração enviado pelo empregador, como os eventos de remuneração mensal (S-1200), desligamento (S-2299) ou término de TSVE (S-2399), bem como para os eventos que forem excluídos por meio do evento de exclusão (S-3000).

Esse retorno traz a totalização da base de cálculo e o valor do depósito do FGTS referente a cada contrato de trabalho (identificado por CPF), detalhado por estabelecimento e lotação tributária. Ele é gerado conforme os eventos de remuneração dos trabalhadores são transmitidos ou excluídos, não sendo necessário o envio do evento de fechamento dos periódicos para que isso ocorra.

Para garantir que as informações exibidas no FGTS Digital correspondem exatamente ao que foi transmitido, o empregador pode conferir o número do recibo apresentado. Esse número estará disponível nas consultas de vínculo e nos relatórios da guia em formato CSV, permitindo a comparação direta com o recibo emitido pelo eSocial.

Remunerações para fins Rescisórios

No módulo "Remunerações para fins Rescisórios", o empregador pode informar o histórico mensal de remunerações ou afastamentos do trabalhador desligado. As informações já enviadas ao eSocial serão carregadas automaticamente, mas podem ser complementadas ou corrigidas. Para competências anteriores ao FGTS Digital, a atualização pode ser feita manualmente ou por arquivo. Para competências posteriores, as correções devem ser feitas no eSocial. Também é possível informar apenas o saldo atualizado do FGTS da conta vinculada, considerando depósitos ainda não processados. Embora seja uma escolha do empregador, recomenda-se utilizar a opção de recomposição do saldo com base nas remunerações, para garantir maior precisão no cálculo da multa rescisória

Retificação de folha 

Para qualquer necessidade de pagamento de diferenças ou retificação de dados, o empregador deverá utilizar o sistema original que gerou o recolhimento, ou seja, eSocial.

Declaração “sem movimento”

Com a implantação do FGTS Digital a declaração “sem movimento” será extraída do eSocial, visto que a conferência da regularidade das informações será feita com base nas declarações fornecidas pelo empregador por meio do eSocial.

Reclamatória trabalhista

A partir de outubro de 2023 os processos trabalhistas passam a ser informados no eSocial, pelo evento S-2500. 

De forma excepcional, todas as empresas poderão continuar utilizando o Conectividade Social e seus sistemas integrados para gerar a guia de recolhimento do FGTS relacionado a processos trabalhistas, mesmo após o início da operação do FGTS Digital em 01/03/2024.

A Portaria MTE Nº 240 de 29/02/2024 determinou que os recolhimentos do FGTS originados de Reclamatórias Trabalhistas devem ser realizados via SEFIP (códigos 650/660) até que a nova funcionalidade esteja ativa no FGTS Digital. Essa exceção aplica-se exclusivamente aos valores mensais reconhecidos judicialmente, já que o SEFIP só permite esse tipo de recolhimento.

A partir da competência março/2024, os valores mensais de FGTS já declarados no eSocial pelos eventos S-1200, S-2299 ou S-2399 devem ser recolhidos via FGTS Digital. Apenas os valores ainda não declarados, mas reconhecidos em processo trabalhista, poderão continuar sendo recolhidos via SEFIP (650/660), pois serão informados futuramente no evento S-2500, ainda não implementado no FGTS Digital.

* Destacamos que todas as obrigações decorrentes de processo trabalhista devem ser confirmadas junto ao advogado que representa o empregador, pois podem haver procedimentos específicos firmados em juízo.

**Em decisão com efeito vinculante proferida em 24 de fevereiro de 2025, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) estabeleceu o entendimento de que, nas ações em que o trabalhador reivindica valores relacionados ao FGTS, incluindo a multa de 40%, os depósitos devem ser obrigatoriamente realizados na conta vinculada do empregado, sendo vedado o pagamento direto, mesmo quando houver homologação judicial de acordo (Processo: RRAg-0000003-65.2023.5.05.0201). A tese foi consolidada no seguinte enunciado:

Impossibilidade de pagamento de FGTS direto ao empregado 

“Nos casos em que o empregado ajuíza reclamação trabalhista pretendendo a percepção de parcelas relativas ao FGTS e à respectiva multa, os valores devem ser depositados em conta vinculada e não pagos diretamente ao trabalhador.”

Esse entendimento reforça a posição já adotada pela Auditoria-Fiscal do Trabalho em suas fiscalizações.

Além disso, com a implementação do FGTS Digital - novo sistema de arrecadação sob responsabilidade do Ministério do Trabalho e Emprego - torna-se essencial compreender as mudanças ocorridas na forma de recolhimento, uma vez que se tornou necessário regulamentar o procedimento de recolhimento do FGTS nos casos em que há valores reconhecidos em decisões oriundas de reclamatórias trabalhistas.